Conceitos mudaram a forma de comprar tecnologia e avaliar o orçamento de TI. Saiba como conversar sobre os temas com o principal executivo de finanças.
O avanço da tecnologia está começando a abalar a relação entre os CIOs e o os CFOs. É por isso que o responsável pela TI precisa mudar a forma de abordar o principal executivo de finanças. Esses dois profissionais devem conversar não só no momento de discutir um orçamento de tecnologia, mas durante todo o ano, afirmam especialistas do setor. Cloud computing e consumerização estão mudando a natureza das empresas e, com isso, a forma que os CIOs estruturam o orçamento da área.
Essa movimentação está apenas começando, mas os CIOs já estão se enxergando como prestadores de serviços em vez de fornecedores de infraestrutura. No novo cenário, eles fiscalizam gastos operacionais e passam a ser parceiros dos CFOs em decisões de investimentos.
Robert Petrie, vice-presidente de TI da Pharmaceutical Product Development, empresa do setor farmacêutico, diz que decisões sobre a implementação de tecnologias são feitas com base na premissa “do que faz mais sentido do ponto de vista empresarial e financeiro”. Mas, com o surgimento da infraestrutura baseada em nuvem, software como serviço e consumerização, essas decisões têm implicações orçamentais diferentes do que costumavam ter, gerando mudanças ainda na forma como os investimentos em TI são direcionados e quem paga as contas.
Fluxo de caixa
A computação em nuvem possibilita aos CIOs a oportunidade de transformar custos fixos em variáveis. Em vez de fazer um investimento inicial milionário em licenças de software e servidores, as companhias podem pagar contratos mensais por uso.
Adquirir uma nova tecnologia pagando parcelas mensais pode beneficiar as empresas que precisam cortar custos. Joe Drouin, vice-presidente sênior e CIO da Kelly Services, provedora de soluções de gerenciamento, diz que quando ingressou na organização há três anos, os negócios passavam por um momento de ressaca causada pela implementação do ERP Oracle PeopleSoft. “Esse projeto não será concluído até 2014, e num período de dez anos nos custará cerca de 110 milhões de dólares”, diz.
Anos de investimentos pesados em servidores e softwares deixou a companhia com capacidade limitada de realizar novas aquisições, época que coincidiu com a recessão que o mundo viveu em 2009. As quedas na receita durante o período tiveram efeito dramático para as empresas que mantinham custos fixos elevados.
A companhia decidiu, então, cortar as despesas, a maioria na área de TI. O orçamento em 2008 era de 31 milhões de dólares e caiu para 11 milhões de dólares em 2010.
Drouin diz que cloud computing possibilitou uma maneira de o departamento de TI reduzir despesas no momento em que a organização mais precisava. A Kelly agora utiliza o CRM da Salesforce.com e o Force.com para desenvolvimento de ambientes, ambos na nuvem. A hospedagem de e-mail e os aplicativos de colaboração (SharePoint) também foram para a cloud.
“A recessão acelerou a migração para a nuvem”, aponta o executivo. O orçamento de TI para este ano é, de acordo com ele, metade do estabelecido em 2007, ainda que a Kelly esteja executando um considerável número de iniciativas na área.
Muitas companhias preferem direcionar capital para possibilitar incremento na receita em vez de investir em sistema que pouco terão impacto na receita. Mas, para outras, evitar gastos não é uma prioridade e opções como leasing e pagamentos anuais aos provedores terceirizados são formar de economizar.
Chris Potts, estrategista independente de TI baseado em Londres, diz que, se um plano é parte de um grande projeto empresarial como construir, por exemplo, uma grande fábrica, tentar economizar com TI pode afetar a agenda do projeto.
A decisão depende do "custo atual do capital e de alternativas de investimento", diz Craig Symons, analista da Forrester Research e ex-CIO do Gartner. Para ele, a nuvem possibilita flexibilidade e escalabilidade.
Bill Bowers, CFO da Newline Products, diz que quando ele foi para a companhia em 2008, havia um planejamento de 250 mil dólares direcionado para a instalação de um ERP da SAP. Ao avaliar os custos da mudança, verificou que a melhor estratégia, na verdade, era adotar o NetSuite, sistema de gestão baseado na nuvem. Agora, a Newline paga 99 dólares por mês para utilizar a ferramenta, depois de um investimento de 85 mil em customização da solução e treinamento.
Bowers, que atuou anteriormente na área financeira da Motorola, afirma que, para grandes empresas, a nuvem pode não ter benefícios financeiros significativos. Porém, diz, quando você está no fluxo de caixa, a nuvem é o caminho a seguir.
Quem toma as decisões de TI?
Steven Finnerty é vice-presidente de tecnologia na fabricante de semicondutores Applied Materials e adepto dos serviços em nuvem. Segundo ele, como os negócios da companhia são cíclicos, cloud possibilita ajustar os gastos com TI conforme os negócios mudam. Mas ele alerta que a habilidade de gastar com TI por mês usando um cartão de crédito pode possibilitar a utilização de uma nova tecnologia sem dar aos profissionais de TI a chance de esclarecer e se certificar de que o modelo encaixa nos padrões de segurança da companhia.
“Quando a área de negócios toma frente das iniciativas, ela não tem uma visão ampla da necessidade de uma arquitetura compliance ou um plano de continuidade”, afirma Symons, da Forrester Research. CIOs precisam ter a certeza de que o CFO entende porque ordens de compras devem ser tratadas com base em regulamentações, caso contrário o investimento será em vão. Mas, diz o analista, CIOs precisam ter uma visão de si mesmos como agentes de soluções baseados nas necessidades dos negócios e na entrega da melhor tecnologia.
Drouin da Kelly Services afirma que a flexibilidade da nuvem permite que a TI se mova rapidamente para eliminar os desafios dos negócios. Mas a nuvem não muda apenas a conversa sobre quem decide qual tecnologia comprar, mas também levanta discussões de como os custos de TI são alocados nos projetos.
Chargeback, ou a cobrança dos serviços de TI de acordo com o consumo de tecnologia de cada departamento, por exemplo, são uma pedra no sapato dos CIOs.
No passado, diz Drouin, o departamento de TI calculava a cobrança dos serviços multiplicando o custo total pela porcentagem da receita de cada unidade de negócios. “Então, você tem uma discussão de com as pessoas de determinada área gerava mais dados e por isso deveriam pagar mais”, diz. “Agora, com cloud computing, ele pode cobrar de forma precisa, com base no consumo de cada unidade de negócio”, completa.
Se você precisa de 200 acessos ao Force.com, prossegue, é possível saber exatamente quanto custa. Ele completa dizendo que o COO, para o qual ele reportar, e o CFO passaram a ver com muito mais rigor os investimentos.
Por outro lado, algumas empresas dizem que essa possibilidade complica ainda mais o cenário. O Hartford Financial Services Group, do setor financeiro, tem consolidado o data center e centralizado a TI para obter economias de escala. Isso aumentou a pressão por chargebacks, porque os líderes da área de negócios veem a TI como um serviço e não como parte do seu domínio, diz Jim Eckerle, vice-presidente executivo de iniciativas estratégicas e tecnologia da companhia.
A Hartford passou de sete para três data centers e, em breve, terá apenas dois – um próprio e outro na IBM. A empresa usa serviços em nuvem para simplificar chargebacks, diz Eckerle. A organização usa Salesforce.com e, recentemente, anunciou que vai virtualizar os desktops.
Na opinião do executivo, esse tipo de ambiente dificulta os chargebacks. Isso porque, a companhia paga mensalmente pelos serviços e ele considera um desafio estimar as necessidades para garantir o menor preço possível.
Otto Doll, CIO do site da cidade de Minneapolis, tem a mesma opinião. Ele diz que pagar pelo uso do serviço aumenta a confusão sobre o faturamento dos serviços compartilhados, incluindo despesas efetuadas pelo departamento de TI na gestão do fornecedor de cloud. Outro obstáculo, segundo ele, surge quando os custos aumentam, devido a aumentos não previstos no uso da infraestrutura.
“Se uma eleição se aproxima, por exemplo, e a demanda por acesso ao site leva o fornecedor de cloud a aumentar o ambiente de cinco para dez servidores, o provedor vai ter de mandar a conta para alguém”, afirma.
Consumerização em pautaEnquanto você está tentando descobrir como administrar e orçamento para serviços na nuvem, também vai precisa ajudar os CFOs a entender as implicações da consumerização de TI. Como na nuvem, dispositivos pessoais de funcionários e clientes que acessam a rede da empresa, e as redes sociais estão mudando a forma como as decisões de TI são realizadas.
Essa movimentação está apenas começando, mas os CIOs já estão se enxergando como prestadores de serviços em vez de fornecedores de infraestrutura. No novo cenário, eles fiscalizam gastos operacionais e passam a ser parceiros dos CFOs em decisões de investimentos.
Robert Petrie, vice-presidente de TI da Pharmaceutical Product Development, empresa do setor farmacêutico, diz que decisões sobre a implementação de tecnologias são feitas com base na premissa “do que faz mais sentido do ponto de vista empresarial e financeiro”. Mas, com o surgimento da infraestrutura baseada em nuvem, software como serviço e consumerização, essas decisões têm implicações orçamentais diferentes do que costumavam ter, gerando mudanças ainda na forma como os investimentos em TI são direcionados e quem paga as contas.
Fluxo de caixa
A computação em nuvem possibilita aos CIOs a oportunidade de transformar custos fixos em variáveis. Em vez de fazer um investimento inicial milionário em licenças de software e servidores, as companhias podem pagar contratos mensais por uso.
Adquirir uma nova tecnologia pagando parcelas mensais pode beneficiar as empresas que precisam cortar custos. Joe Drouin, vice-presidente sênior e CIO da Kelly Services, provedora de soluções de gerenciamento, diz que quando ingressou na organização há três anos, os negócios passavam por um momento de ressaca causada pela implementação do ERP Oracle PeopleSoft. “Esse projeto não será concluído até 2014, e num período de dez anos nos custará cerca de 110 milhões de dólares”, diz.
Anos de investimentos pesados em servidores e softwares deixou a companhia com capacidade limitada de realizar novas aquisições, época que coincidiu com a recessão que o mundo viveu em 2009. As quedas na receita durante o período tiveram efeito dramático para as empresas que mantinham custos fixos elevados.
A companhia decidiu, então, cortar as despesas, a maioria na área de TI. O orçamento em 2008 era de 31 milhões de dólares e caiu para 11 milhões de dólares em 2010.
Drouin diz que cloud computing possibilitou uma maneira de o departamento de TI reduzir despesas no momento em que a organização mais precisava. A Kelly agora utiliza o CRM da Salesforce.com e o Force.com para desenvolvimento de ambientes, ambos na nuvem. A hospedagem de e-mail e os aplicativos de colaboração (SharePoint) também foram para a cloud.
“A recessão acelerou a migração para a nuvem”, aponta o executivo. O orçamento de TI para este ano é, de acordo com ele, metade do estabelecido em 2007, ainda que a Kelly esteja executando um considerável número de iniciativas na área.
Muitas companhias preferem direcionar capital para possibilitar incremento na receita em vez de investir em sistema que pouco terão impacto na receita. Mas, para outras, evitar gastos não é uma prioridade e opções como leasing e pagamentos anuais aos provedores terceirizados são formar de economizar.
Chris Potts, estrategista independente de TI baseado em Londres, diz que, se um plano é parte de um grande projeto empresarial como construir, por exemplo, uma grande fábrica, tentar economizar com TI pode afetar a agenda do projeto.
A decisão depende do "custo atual do capital e de alternativas de investimento", diz Craig Symons, analista da Forrester Research e ex-CIO do Gartner. Para ele, a nuvem possibilita flexibilidade e escalabilidade.
Bill Bowers, CFO da Newline Products, diz que quando ele foi para a companhia em 2008, havia um planejamento de 250 mil dólares direcionado para a instalação de um ERP da SAP. Ao avaliar os custos da mudança, verificou que a melhor estratégia, na verdade, era adotar o NetSuite, sistema de gestão baseado na nuvem. Agora, a Newline paga 99 dólares por mês para utilizar a ferramenta, depois de um investimento de 85 mil em customização da solução e treinamento.
Bowers, que atuou anteriormente na área financeira da Motorola, afirma que, para grandes empresas, a nuvem pode não ter benefícios financeiros significativos. Porém, diz, quando você está no fluxo de caixa, a nuvem é o caminho a seguir.
Quem toma as decisões de TI?
Steven Finnerty é vice-presidente de tecnologia na fabricante de semicondutores Applied Materials e adepto dos serviços em nuvem. Segundo ele, como os negócios da companhia são cíclicos, cloud possibilita ajustar os gastos com TI conforme os negócios mudam. Mas ele alerta que a habilidade de gastar com TI por mês usando um cartão de crédito pode possibilitar a utilização de uma nova tecnologia sem dar aos profissionais de TI a chance de esclarecer e se certificar de que o modelo encaixa nos padrões de segurança da companhia.
“Quando a área de negócios toma frente das iniciativas, ela não tem uma visão ampla da necessidade de uma arquitetura compliance ou um plano de continuidade”, afirma Symons, da Forrester Research. CIOs precisam ter a certeza de que o CFO entende porque ordens de compras devem ser tratadas com base em regulamentações, caso contrário o investimento será em vão. Mas, diz o analista, CIOs precisam ter uma visão de si mesmos como agentes de soluções baseados nas necessidades dos negócios e na entrega da melhor tecnologia.
Drouin da Kelly Services afirma que a flexibilidade da nuvem permite que a TI se mova rapidamente para eliminar os desafios dos negócios. Mas a nuvem não muda apenas a conversa sobre quem decide qual tecnologia comprar, mas também levanta discussões de como os custos de TI são alocados nos projetos.
Chargeback, ou a cobrança dos serviços de TI de acordo com o consumo de tecnologia de cada departamento, por exemplo, são uma pedra no sapato dos CIOs.
No passado, diz Drouin, o departamento de TI calculava a cobrança dos serviços multiplicando o custo total pela porcentagem da receita de cada unidade de negócios. “Então, você tem uma discussão de com as pessoas de determinada área gerava mais dados e por isso deveriam pagar mais”, diz. “Agora, com cloud computing, ele pode cobrar de forma precisa, com base no consumo de cada unidade de negócio”, completa.
Se você precisa de 200 acessos ao Force.com, prossegue, é possível saber exatamente quanto custa. Ele completa dizendo que o COO, para o qual ele reportar, e o CFO passaram a ver com muito mais rigor os investimentos.
Por outro lado, algumas empresas dizem que essa possibilidade complica ainda mais o cenário. O Hartford Financial Services Group, do setor financeiro, tem consolidado o data center e centralizado a TI para obter economias de escala. Isso aumentou a pressão por chargebacks, porque os líderes da área de negócios veem a TI como um serviço e não como parte do seu domínio, diz Jim Eckerle, vice-presidente executivo de iniciativas estratégicas e tecnologia da companhia.
A Hartford passou de sete para três data centers e, em breve, terá apenas dois – um próprio e outro na IBM. A empresa usa serviços em nuvem para simplificar chargebacks, diz Eckerle. A organização usa Salesforce.com e, recentemente, anunciou que vai virtualizar os desktops.
Na opinião do executivo, esse tipo de ambiente dificulta os chargebacks. Isso porque, a companhia paga mensalmente pelos serviços e ele considera um desafio estimar as necessidades para garantir o menor preço possível.
Otto Doll, CIO do site da cidade de Minneapolis, tem a mesma opinião. Ele diz que pagar pelo uso do serviço aumenta a confusão sobre o faturamento dos serviços compartilhados, incluindo despesas efetuadas pelo departamento de TI na gestão do fornecedor de cloud. Outro obstáculo, segundo ele, surge quando os custos aumentam, devido a aumentos não previstos no uso da infraestrutura.
“Se uma eleição se aproxima, por exemplo, e a demanda por acesso ao site leva o fornecedor de cloud a aumentar o ambiente de cinco para dez servidores, o provedor vai ter de mandar a conta para alguém”, afirma.
Consumerização em pautaEnquanto você está tentando descobrir como administrar e orçamento para serviços na nuvem, também vai precisa ajudar os CFOs a entender as implicações da consumerização de TI. Como na nuvem, dispositivos pessoais de funcionários e clientes que acessam a rede da empresa, e as redes sociais estão mudando a forma como as decisões de TI são realizadas.
TI corporativa não gira mais em torno de computadores e do data center. É preciso incluir na lista smartphones pessoais que os funcionários usam para, por exemplo, reservar um voo e os PCs que utilizam para ler e-mails tarde da noite, diz Potts. A consumerização de TI oferece uma oportunidade para os CIOs explicar que o papel da TI vai muito além do gastos anuais da área.
"Se um CFO começa com o orçamento de TI como prova do valor do setor será um problema. Há a oportunidade de redirecionar esse pensamento para o valor que os usuários terão ao usar TI", diz Potts.
O CFO precisa saber, no entanto, que o valor de dispositivos de consumo e aplicações para a empresa nem sempre é facilmente mensurado. “Claro, você pode evitar alguns investimentos em dispositivos do usuário final, permitindo que os funcionários selecionem e utilizem seus próprios smartphones e tablets”, diz Scott Archibald, líder da prática de TI da Bender Consulting. "As empresas estão avaliando fazer esse movimento, pois envolve menos capital e investimento de trabalho", avalia.
Ele observa que manter todos os dispositivos pessoias dos funcionários seguros é uma tarefa cara. Mas ele acredita “ser mais indicado esse movimento de suporte".
No entanto, os CIOs dizem que o valor real de permitir o uso de dispositivos pessoais gera satisfação ao funcionários, que é difícil de ser quantificado financeiramente. "Nós tentamos permitir que as pessoas tragam seus próprios dispositivos”, diz Drouin da Kelly Services. "Com o SharePoint e o e-mail na nuvem pudemos usar tablets e smartphones e ainda garantir a segurança adequada”, assegura.
A popularidade das ferramentas de colaboração para os consumidores também afeta a tomada de decisão. Os CIOs dizem que é importante para os CFOs compreenderem a necessidade de investir em aplicações de colaboração empresarial, mesmo que seja difícil levantar o ROI.
Aqueles que usam o chat do Facebook e partilham vídeos no YouTube esperam contar com o mesmo recurso no trabalho. Se a empresa não fornecer essas possibilidades, eles vão usá-las por meio de dispositivos pessoais se eles acreditarem que essas atividades vão tornar o trabalho mais eficiente.
Às vezes a consumerização usada de forma apropriada, como para comunicação com os usuários dos produtos ou serviços da empresa, os CIOs podem precisar educar seus CFOs sobre seus pontos negativos. Geralmente, as empresas se preocupam se os funcionários vão se comunicar via Facebook sobre o trabalho.
Recentemente, um hospital de Rhode Island, nos Estados Unidos, demitiu um médico porque tinha discutido com um paciente, sem citar nomes, pelo Facebook.
Notes Finnerty da Applied Materials, fabricante de semicondutores, diz que é possível inserir controles e segurança nas redes sociais. Mesmo políticas claras contra o uso público de mídia social serão violadas se não houver uma alternativa. "Se você disser 'não', o funcionário provavelmente irá continuar a acessar", diz Finnerty.
Ken Corriveau é CIO da Omnicom, do ramo de comunicação, empresa em que os trabalhadores são encorajados a usar mídias sociais para manter contato com os consumidores. Para ele, assim como para outros CIOs, o novo panorama de TI de consumerização e cloud levantam uma série de questões, incluindo financeira. A companhia precisa iniciar o suporte ao smartphone dos funcionários, mas isso vai exigir o reembolso mensal de contas de celular. “Estou tendo essas conversas com o CFO”, finaliza.
Ken Corriveau é CIO da Omnicom, do ramo de comunicação, empresa em que os trabalhadores são encorajados a usar mídias sociais para manter contato com os consumidores. Para ele, assim como para outros CIOs, o novo panorama de TI de consumerização e cloud levantam uma série de questões, incluindo financeira. A companhia precisa iniciar o suporte ao smartphone dos funcionários, mas isso vai exigir o reembolso mensal de contas de celular. “Estou tendo essas conversas com o CFO”, finaliza.
Fonte: Computer World
